Manual para usuarios de Balances
El siguiente es el manual para usuarios de la aplicación Balances.
Tabla de contenidos
Introducción
La aplicación crea y administra libros de ingresos y egresos contables.
La aplicación permite:
- Crear libros de ingresos y egresos.
- Registrar ingresos y egresos (entradas).
- Etiquetar las entradas.
- Generar extractos generales y por etiquetas.
- Copiar y mover registros entre libros.
- Importar y exportar entradas en distintos formatos.
- Autocompletar formularios administrativos de la Institución, por ejemplo: Acta de balance mensual.
- Transparentar los balances contables a un determinado grupo de usuarios.
Balances
Los balances o libros contables es el punto de inicio.
Podrá crear todos los libros contables que desee, cada uno de ellos tendrá sus propias personas autorizadas (roles), sus entradas, etiquetas, etc.
Acceder a los balances
Para acceder a la lista de libros contables, depende en gran medida de la implementación de la aplicación que se haya realizado. Por defecto, la ruta de acceso es Mi espacio > Balances.
Una vez en ella, la lista será similar a:
Datos por registro
Un registro de la lista contiene los siguientes datos:
Título
El título o texto corto con el que se identificó el libro contable.
Estado
El estado actual del libro contable.
Filtrar la lista
Para filtrar la lista, y mostrar sólo una parte, presione sobre el botón:
Se mostrarán todas las opciones de filtros:
Caja de texto
La caja de texto busca en los títulos de los libros contables.
Reestablecer los filtros
Para reestablecer los filtros, presione el botón:
Gestionar los balances
Agregar un libro contable
Comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará un modal con el formulario:
Título
Un texto corto, único y significativo.
Detalles
Un texto medio, que sirva como una explicación más detallada del contenido del libro.
Imagen
Es opcional y permite mejorar visualmente el libro contable.
Editar un libro contable
Los libros contables pueden ser editados, sin embargo, no es buena práctica modificar datos sencibles.
Para editar un libro contable, comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará un modal similar al de la función de agregar un libro contable.
Eliminar un libro contable
Los usuarios pueden eliminar sus libros contables. Esta eliminación es parcial, ya que los administradores podrán recuperarlos o eliminarlos de forma definitiva.
Para eliminar un libro contable, comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará un modal para confirmar la acción:
Entradas
Las entradas, o registros contables, son el lugar donde se lleva a cabo la tarea en sí de todo libro contable.
Un libro contable tiene como finalidad registrar los movimientos contables. Para ello, utiliza las entradas.
Acceder a las entradas
Para acceder a la lista de entradas, presione sobre el título del libro contable:
Una vez en ella, la lista será similar a:
Datos por entrada
Una entrada de la lista contiene los siguientes datos:
Descripción
El texto corto con el cual se discrimina la entrada.
Valor
El valor monetario que se registró en la entrada.
Balance
El valor total disponible al momento de crear la entrada.
Gestionar las entradas
Las funciones básicas de gestión son: Agregar, Editar, Eliminar, Mover y Copiar.
Agregar una entrada
Comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará un modal con el formulario:
Valor
El valor entero o decimal a ingresar.
Importante: Si la entrada es un débito, el valor deverá ser negativo.
Descripción
Un texto corto, que sirva como una explicación del origen de la entrada.
Recibo
Un texto alfanumérico que de cuenta de la trazabilidad de la entrada. Puede ser un número de cheque, un tipo y número de factura o recibo, un número de transacción, etc.
Fecha
La fecha en la que se llevó a cabo la transacción registrada.
Continuar agregando
Tildando este campo, después de agregar una entrada, el formulario quedará limpio y preparado para realizar un nuevo ingreso de datos.
Editar una entrada
Las entradas pueden ser editadas, siempre y cuando no estén bloqueadas.
Para editar una entrada, comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará un modal similar al de la función de agregar una entrada.
Eliminar una entrada
Los usuarios pueden eliminar sus libros contables. Esta eliminación es parcial, ya que los administradores podrán recuperarlos o eliminarlos de forma definitiva.
Para eliminar un libro contable, comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará un modal para confirmar la acción:
Mover una entrada
Las entradas se pueden mover a otros libros contables.
Para mover una entrada, comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará un modal con el formulario:
Cuenta
Selecciona el libro contable al cual quiere mover la entrada. La entrada ya no será parte del libro contable de origen.
Copiar una entrada
Las entradas se pueden copiar en el mismo libro contable o en otros.
Para copiar una entrada, comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará un modal con el formulario:
Cuenta
Selecciona el libro contable al cual quiere mover la entrada.
Invertir el valor
La casilla le permite invertir el signo del valor a copiar.
Funciones de archivos
Imprimir entradas
Comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará un primer formulario, donde podrá seleccionar un diseño en particular.
Los diseños permiten enriquecer y completar los datos que produce la aplicación. También, guardan una configuración de impresión por defecto.
Una vez seleccionado el diseño, se desplegará el siguiente formulario:
Periodo
Fechas para recortar las entradas a imprimir.
Configuraciones
Casillas para modificar la tabla de entradas a imprimir.
Exportar entradas
Esta función es similar a la de imprimir, sin embargo, el resultado será un archivo del tipo CSV. Este tipo de archivos puede ser ejecutado en programas contables, como poe ejemplo: Excel.
Importar entradas
Es posible importar entradas. Para ello es necesario que esten en formato CSV e incluyan los siguientes datos: fecha y hora; descripción; recibo, valor.
Para importar entradas, comience presionando el botón:
Se desplegará un formulario para cargar el archivo a importar.
Bloquear las entradas
Por comodidad o seguridad, es posible bloquear las entradas, y ya no se podrán editar. Para ello, se utiliza una fecha de bloqueo, quedando afectadas todas las entradas anteriores a dicha fecha.
Para bloquear la lista presione el botón:
Se desplegará un formulario cuyo único campo es la fecha desde la cual quedarán bloqueadas las entradas:
Roles
Los roles permiten agregar personas que gestionen el libro contable.
Posibles roles
Actualmente hay 2 roles posibles:
Propietario
El propietario tiene los mismos permisos que el creador del libro contable.
Adjunto
El adjunto tendrá un uso limitado del libro contable. Solo podrá agregar y eliminar entradas.
Acceder a los roles
Para acceder a la lista de roles, seleccione un libro contable y presione el botón:
Una vez en ella, la lista será similar a:
Datos por registro
Un registro de la lista contiene los siguientes datos:
Nombre
El nombre de la persona que ejerce el rol.
Tipo
El tipo de rol.
Gestionar roles
Los propietarios podrán agregar, editar y eliminar los roles de otras personas, no así su propio rol.
Agregar un rol
Comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará el formulario:
Legajo
Busque en la base de datos el legajo de la persona que desea agregar.
Tipo
Seleccione el rol que ejercerá la persona.
Editar un rol
Los roles pueden modificar su tipo.
Eliminar un rol
Los roles pueden ser eliminados.